Clareza, palavra de ordem nos e-mails corporativos

A internet transformou a maneira como negociamos e gerenciamos processos, resultados e pessoas. Há vinte anos, checar e-mails era tarefa muito pontual. Nos últimos 15 anos, entretanto, tornou-se rotina profissional obrigatória. Hoje, qualquer profissional tem de lidar com uma caixa de mensagens cheia – alguns, inclusive, com mais de uma centena de mensagens.

O fato é que as estimativas apontam para um número cada vez maior de e-mails na caixa de entrada. De acordo com estudo da Radicati1, em 2015, o número de e-mails enviados e recebidos por dia chegava a um total de 205 bilhões. Estimava-se que esse número cresceria 3% nos anos seguintes, chegando a 246 bilhões no fim de 2019. Especificamente no mundo corporativo, em 2015 cada usuário recebia e enviava 122 e-mails diariamente – a expectativa era que a média fosse de 126 e-mails no fim de 2019. Esse universo de mensagens é formado por solicitações ou instruções de tarefas, negociações, solução de problemas, comunicados oficiais, comentários sobre fatos, agendamento de reuniões, entre tantas outras coisas.

O grande problema não é (apenas) o volume de mensagens enviadas por e-mail diariamente, e sim como elas são redigidas. Desde mensagens pontuais às mais estratégicas, há muita falta de clareza ou de organização, prolixidade, falta de objetividade e de foco, idas e vindas infindáveis de mensagens, escolha de palavras inadequadas e até mesmo mau uso do canal de comunicação.

Os impactos diretos são, principalmente, perda de tempo, retrabalho (que pode gerar aumento de custos desnecessários), os conflitos e o abalo à reputação do profissional e da empresa que ele representa.

Dos diversos princípios e técnicas de escrita eficiente, vale destacar uma das mais essenciais: clareza. Para garantir clareza, saiba distinguir tema, objetivo e meta: o e-mail trata do problema no processo (tema), para relatar a solução encontrada a fim de evitar novos problemas (objetivo) e reduzir retrabalhos (meta). E, por mais conteúdo que possa ter o texto, o objetivo é único, é ele que direciona as escolhas de informações pertinentes (alinhadas ao objetivo) e relevantes (significativas para o leitor). Lembre-se: sem objetivo pré-estabelecido, é quase impossível redigir com clareza.

Nessa mudança de era, a comunicação é cada vez mais central e, mesmo com a concorrência dos apps e das redes sociais, o e-mail continuará tendo fundamental. Mas não basta redigir e enviar textos sem clareza. Antes de começar um e-mail, portanto, defina o objetivo e saiba que um texto mal compreendido pode gerar inúmeros problemas nos negócios e de reputação, sua e da empresa.

Esse texto é um convite para você conhecer o livro “Comunicação Eficiente”, recém-lançado pela Aberje Editorial.

*Vivian Rio Stella

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